फार्मेसी बिलिंग सॉफ्टवेयर का डेमो (Demo) लेते समय क्या पूछें? मेडिकल स्टोर मालिकों के लिए 7 ज़रूरी सवालों की चेकलिस्ट
मेडिकल स्टोर चलाना अपने आप में एक बड़ी ज़िम्मेदारी का काम है। शाम के समय जब दुकान पर चार-पांच मरीज़ एक साथ पर्चा लेकर खड़े होते हैं, कोई डॉक्टर की लिखी दवा मांग रहा होता है तो कोई उसका सस्ता substitute (salt) पूछता है। ऐसे में अगर आपका बिलिंग सॉफ्टवेयर धीमा हो जाए या अटक जाए, तो ग्राहक का भरोसा भी टूटता है और आपका कारोबार भी प्रभावित होता है।
जब भी कोई मेडिकल स्टोर संचालक नया software लेने की सोचता है, तो कई कंपनियों के सेल्समैन डेमो (Demo) दिखाने आते हैं। लैपटॉप पर 10 मिनट का डेमो देखकर सब कुछ बहुत आसान और जादुई लगता है। लेकिन असली परेशानी तब शुरू होती है जब आप पैसे दे चुके होते हैं और काउंटर पर रोज़मर्रा की billing शुरू होती है।
अगर आप भी अपनी फार्मेसी के लिए नया billing software देख रहे हैं, तो सेल्समैन की बातों में आने के बजाय इन 7 ज़रूरी सवालों की चेकलिस्ट अपने सामने रखें और डेमो के दौरान एक-एक करके खुद परखें।
डेमो के दौरान सेल्समैन की बातों में न आएं: डेमो को सही से परखना क्यों ज़रूरी है?
डेमो के दौरान सेल्समैन वही फीचर्स दिखाता है जो उसके सिस्टम में पहले से सेट होते हैं। वे सब कुछ बड़ी तेज़ी से क्लिक करके दिखा देते हैं। लेकिन दुकान आपकी है, ग्राहक आपके हैं और दवाइयों के हज़ारों ब्रांड्स का हिसाब भी आपको ही रखना है।
सॉफ्टवेयर ऐसा होना चाहिए जो आपकी दुकान की ज़मीनी ज़रूरतों को समझे—जैसे कि छूट्टी गोलियां (loose tablets) बेचना, एक साथ कई कस्टमर्स के बिल संभालना और बिना इंटरनेट के भी काउंटर चालू रखना। इसलिए डेमो सिर्फ देखने के लिए नहीं, बल्कि सॉफ्टवेयर को कसौटी पर कसने के लिए लीजिए।
सवाल 1: क्या मेडिसिन मास्टर और साल्ट डेटाबेस पहले से लोड है या खुद टाइप करना पड़ेगा?
एक नए मेडिकल स्टोर में 5,000 से लेकर 20,000 तरह की दवाइयां होती हैं। अगर सॉफ्टवेयर लेते ही आपको हर दवा का नाम, कंपनी, साल्ट, HSN कोड और MRP खुद बैठकर टाइप करना पड़े, तो महीनों इसी में निकल जाएंगे।
डेमो में पूछें:
- क्या सॉफ्टवेयर में दवाओं का डेटाबेस पहले से मौजूद है?
- क्या सर्च करते समय वह आइटम सबसे पहले दिखते हैं जो आपकी दुकान के stock में मौजूद हैं?
- क्या इसमें Salt search की सुविधा है? जैसे किसी डॉक्टर ने कोई खास ब्रांड लिखा और वह आपके पास नहीं है, तो क्या एक बटन दबाकर (जैसे shortcut key से) उसी साल्ट की दूसरी मौजूद दवाएं तुरंत स्क्रीन पर आ जाती हैं?
उदाहरण के लिए, Retayo Pharma में जब आप दवा सर्च करते हैं, तो इन-स्टॉक दवाएं रैक लोकेशन, स्टॉक, MRP और HSN के साथ पहले दिखती हैं। साथ ही F5 दबाते ही साल्ट के आधार पर substitute दवाएं स्क्रीन पर आ जाती हैं, जिससे कस्टमर खाली हाथ नहीं लौटता।
सवाल 2: क्या इसमें GST e-Invoicing, Schedule H/H1 और एक्सपायरी ऑटो-अलर्ट मौजूद हैं?
फार्मेसी बिजनेस में सरकारी नियमों और ड्रग डिपार्टमेंट की गाइडलाइंस का पालन करना बहुत ज़रूरी होता है।
डेमो लेते समय यह ज़रूर जांचें:
- Schedule H और H1 रजिस्टर: क्या एंटीबायोटिक्स और नशीली दवाओं का अलग से रजिस्टर अपने आप बनता है, जिसमें डॉक्टर का नाम और पेशेंट का विवरण दर्ज हो?
- एक्सपायरी ट्रैकिंग: क्या बिल काटते समय बैच और एक्सपायरी अपने आप पिक होती है? क्या सिस्टम near-expiry और एक्सपायर हो चुकी दवाओं की अलग से लिस्ट देता है, ताकि आप समय रहते कंपनी को एक्सपायरी क्लेम या रिटर्न भेज सकें?
- GST और टैक्स: क्या सॉफ्टवेयर से GSTR-1 (JSON या Excel) आसानी से एक्सपोर्ट हो जाता है? अगर आपकी दुकान Composition Scheme में है, तो क्या Bill of Supply और CMP-08 रिपोर्ट तैयार होती है?
सवाल 3: इंटरनेट बंद होने पर बिलिंग रुकेगी या ऑफलाइन काम करेगी?
दुकानदारों के साथ अक्सर यह होता है कि ब्रॉडबैंड का तार कट गया या इलाके का इंटरनेट डाउन हो गया। अगर आपका सॉफ्टवेयर पूरी तरह क्लाउड-आधारित है और बिना इंटरनेट नहीं चलता, तो आपकी पूरी दुकान ठप हो जाएगी।
डेमो में पूछें: "अगर मैं अभी वाई-फाई का स्विच बंद कर दूं, तो क्या बिलिंग चलती रहेगी?"
एक आदर्श फार्मेसी सिस्टम वह है जिसका बिलिंग काउंटर Windows desktop POS पर ऑफलाइन काम करे। बिलिंग कभी नहीं रुकनी चाहिए। जब इंटरनेट आए, तब डेटा अपने आप सिंक हो जाए। Retayo Pharma का डेस्कटॉप POS इसी तरह डिज़ाइन किया गया है, ताकि इंटरनेट बंद होने पर भी आपकी दुकान का काम बिना किसी रुकावट के चलता रहे।
सवाल 4: सॉफ्टवेयर का कुल खर्च (TCO) कितना है? AMC, अपडेट और हिडन चार्ज की सच्चाई
सॉफ्टवेयर खरीदते समय अक्सर केवल शुरुआती लाइसेंस फीस बताई जाती है। बाद में पता चलता है कि हर साल मेंटेनेंस (AMC), नए GST अपडेट, ट्रेनिंग या दूसरे कंप्यूटर पर चलाने के अलग से पैसे देने होंगे।
डेमो के दौरान इन खर्चों की पूरी जानकारी लिखित में मांगें:
- सॉफ्टवेयर का एकमुश्त या सालाना चार्ज क्या है?
- क्या हर साल AMC (Annual Maintenance Contract) देना होगा?
- नए टैक्स नियम या सरकारी अपडेट आने पर क्या कोई अतिरिक्त चार्ज लिया जाएगा?
- क्या WhatsApp से बिल भेजने के लिए कोई थर्ड-पार्टी चार्ज या अलग से फीस है?
Retayo Pharma में आधिकारिक WhatsApp Business (Cloud) API के ज़रिए सीधे ग्राहक के WhatsApp पर PDF बिल भेजने की सुविधा मिलती है, जिसमें प्रीपेड WhatsApp वॉलेट और प्रति-मैसेज लॉग की पूरी पारदर्शिता रहती है।
सवाल 5: क्या दुकान से बाहर रहने पर मोबाइल से लाइव सेल और स्टॉक देख सकते हैं?
दवा दुकानदार को अक्सर होलसेल मार्केट जाना पड़ता है, डॉक्टरों से मिलने जाना पड़ता है या किसी पारिवारिक काम से बाहर रहना पड़ता है। दुकान पर सेल्समैन या स्टाफ बिलिंग कर रहा होता है।
डेमो में पूछें कि क्या आप अपने मोबाइल पर कहीं से भी यह देख सकते हैं कि:
- आज दिनभर में कितने रुपये की कुल बिक्री (cash, UPI, card, udhaar) हुई?
- दुकान का मौजूदा स्टॉक और मुनाफा (profit) कितना है?
- कोई बिल कैंसिल या सेल रिटर्न तो नहीं हुआ?
Retayo Pharma के साथ दुकान मालिक अपने मोबाइल या लैपटॉप पर वेब डैशबोर्ड (retayo.com/app) खोलकर लाइव सेल, खरीद, एक्सपायरी, GST और प्रॉफिट की पूरी रिपोर्ट किसी भी समय देख सकते हैं।
सवाल 6: डेटा बैकअप कैसे सुरक्षित रहता है और सिस्टम खराब होने पर रिकवरी कितनी आसान है?
कंप्यूटर एक इलेक्ट्रॉनिक मशीन है; हार्ड डिस्क कभी भी क्रैश हो सकती है या सिस्टम में वायरस आ सकता है। अगर आपकी 5 साल की बिलिंग, ग्राहकों की उधारी और स्टॉक का डेटा अचानक गायब हो जाए, तो लाखों का नुकसान हो सकता है।
डेमो में पूछें:
- बैकअप कहां सेव होता है? क्या यह सिर्फ उसी कंप्यूटर की लोकल ड्राइव में रहता है या Google Drive जैसे सुरक्षित क्लाउड पर भी जाता है?
- अगर कंप्यूटर अचानक खराब हो जाए, तो नया सिस्टम चालू करने में कितना वक्त लगेगा?
सॉफ्टवेयर में ऑटोमैटिक क्लाउड बैकअप (जैसे Google Drive बैकअप) का विकल्प ज़रूर होना चाहिए, ताकि आपका डेटा हमेशा सुरक्षित रहे।
सवाल 7: बिलिंग फंसने पर कस्टमर सपोर्ट कितनी देर में और कैसे (कॉल/व्हाट्सएप) मिलता है?
सॉफ्टवेयर चाहे कितना भी अच्छा हो, कभी न कभी कोई तकनीकी सवाल या समस्या आ ही सकती है। खास तौर पर शाम 7 से 9 बजे के बीच, जब मेडिकल स्टोर पर सबसे ज़्यादा भीड़ होती है।
डेमो में सेल्समैन से पूछें:
- सपोर्ट टीम से संपर्क करने का माध्यम क्या है—कॉल, टिकट सिस्टम या WhatsApp?
- अगर शाम के पीक आवर्स में बिलिंग स्क्रीन हैंग हो जाए, तो क्या तुरंत रिमोट सपोर्ट (AnyDesk/TeamViewer) मिलेगा?
- क्या सपोर्ट के लिए कोई अलग से सालाना चार्ज है?
डेमो का तुलनात्मक टेस्ट: Marg ERP 9+, EasySol और Retayo Pharma में क्या फर्क है?
बाज़ार में कई विकल्प मौजूद हैं। जब आप डेमो ले रहे हों, तो अपनी ज़रूरतों के हिसाब से फीचर्स की तुलना करें:
| मुख्य पहलू / फीचर | Marg ERP 9+ | EasySol | Retayo Pharma |
|---|---|---|---|
| प्लेटफ़ॉर्म और बिलिंग मोड | डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर (फीचर्स की पुष्टि कंपनी से करें) | डेस्कटॉप सॉफ्टवेयर (फीचर्स की पुष्टि कंपनी से करें) | Windows डेस्कटॉप POS (ऑफलाइन बिलिंग) |
| एक साथ कई बिल (Multi-tasking) | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | एक साथ 4 बिल खुले रख सकते हैं (Ctrl+1 से 4) |
| साल्ट सब्स्टिट्यूट सर्च | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | F5 दबाते ही साल्ट आधारित विकल्प उपलब्ध |
| ग्राहक को WhatsApp बिल | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | आधिकारिक WhatsApp Business Cloud API से PDF बिल |
| रिमोट मोबाइल डैशबोर्ड | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | लाइव वेब डैशबोर्ड (retayo.com/app) उपलब्ध |
| बैकअप विकल्प | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | लोकल बैकअप एवं Google Drive बैकअप |
| पुराने सॉफ्टवेयर से डेटा ट्रांसफर | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | MedWin और EasySol से डेटा इम्पोर्ट की सुविधा |
| कीमत और AMC | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें | कंपनी से पुष्टि करें |
नोट: Marg ERP 9+ और EasySol की ताज़ा पॉलिसी, प्लान और विस्तृत फीचर्स के लिए उनकी आधिकारिक वेबसाइट या प्रतिनिधि से पुष्टि करें।
मेरी सलाह: मेडिकल स्टोर के लिए बिना पछतावे के सही सॉफ्टवेयर चुनने का तरीका
एक मेडिकल स्टोर संचालक के रूप में, सॉफ्टवेयर चुनते समय मेरी तीन व्यावहारिक सलाह हमेशा याद रखें:
- शॉर्टकट कीज़ खुद चलाकर देखें: डेमो के समय कीबोर्ड अपने हाथ में लें। देखें कि बिना माउस छुए सिर्फ कीबोर्ड से 30 सेकंड में बिल बन रहा है या नहीं।
- सप्लायर बिल की एंट्री परखें: पर्चेस बिल चढ़ाना सबसे बोरिंग और लंबा काम होता है। पूछें कि क्या इसमें सप्लायर बिल को स्कैन (OCR) करके सीधे आइटम भरने की सुविधा है?
- कस्टमर रिटेंशन टूल्स देखें: जो सॉफ्टवेयर आपके ग्राहकों को उनकी दवा खत्म होने पर ऑटोमैटिक रिफिल रिमाइंडर भेज सके या उनकी शॉर्टेज वाली दवा आने पर WhatsApp पर सूचित कर सके, वह आपकी बिक्री को सीधे बढ़ाता है।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQs)
Q1. अगर मेरी दुकान पर पहले से कोई पुराना सॉफ्टवेयर चल रहा है, तो क्या मेरा डेटा नए सॉफ्टवेयर में आ जाएगा?
हाँ, आधुनिक सॉफ्टवेयर पुराने डेटा को आसानी से इम्पोर्ट कर लेते हैं। उदाहरण के लिए, Retayo Pharma में MedWin और EasySol सॉफ्टवेयर से डेटा माइग्रेशन की सुविधा मिलती है, जिससे आपका पुराना स्टॉक और कस्टमर लेजर सुरक्षित रहता है।
Q2. क्या मेडिकल स्टोर सॉफ्टवेयर में छूट्टी गोलियों (Loose Tablets) की बिक्री का हिसाब सही रहता है?
डेमो के दौरान यह ज़रूर टेस्ट करें। अच्छे फार्मेसी सॉफ्टवेयर में पूरी स्ट्रिप में से बची हुई 2 या 4 गोलियां बेचने की सुविधा होती है और सिस्टम अपने आप उसी हिसाब से स्ट्रिप और टैबलेट का स्टॉक एडजस्ट करता है।
Q3. क्या एक ही दुकान में दो कंप्यूटर पर एक साथ बिलिंग की जा सकती है?
बिल्कुल, मल्टी-काउंटर सेटअप के ज़रिए आप एक से ज़्यादा बिलिंग काउंटर चला सकते हैं, जिसमें दिन के अंत में हर काउंटर की अलग-अलग कैश समरी और डे-क्लोज़ रिपोर्ट निकलती है।
Q4. क्या बारकोड स्कैनर से दवाइयां स्कैन करके बिल बन सकता है?
हाँ, यूएसबी (USB) बारकोड स्कैनर और कैमरा बारकोड स्कैनर दोनों से बिलिंग की जा सकती है, जिससे काउंटर पर बिलिंग की रफ़्तार काफी बढ़ जाती है।
अगर आप अपनी दुकान के लिए एक तेज़, भरोसेमंद और आधुनिक बिलिंग अनुभव चाहते हैं, तो अपनी ज़रूरतों की लिस्ट बनाएं और विभिन्न विकल्पों को परखने के लिए Retayo Pharma की वेबसाइट (retayo.com) पर जाकर डेमो शेड्यूल कर सकते हैं।